三丘同窓会　会員情報保護方針

　本会は会員情報（氏名、住所、電話番号、E-mail Address、最終学歴、職業、勤務先、所属、勤務先電話番号、卒業回、在学時のクラブ）の収集・利用・提供及び登録に関し次のとおり取り扱います。

１．本人申告の原則
会員情報は、原則としてご本人の申告にもとづくものとします。ご本人以外の方から情報が提供された場合は、本会からご本人にお知らせして情報の内容ならびに開示の可否を確認のうえデータを登録します。Webからの届出の場合は届出のあった住所宛に本会から葉書をお送りし、届出内容を確認のうえデータを登録します。物故等でご本人に確認できない場合やご本人に確認することが難しい場合は、同期の方などご本人を知る第三者に確認いたします。なお、ご本人または第三者に確認の際、情報提供者の氏名等は秘密とし、情報源を秘匿いたします。

２．会員情報の利用目的
名簿データシステム（会員情報データベース）に登録した会員情報は、次に掲げる目的に利用させていただきます。
(1) 会員名簿への掲載
(2) 会報の送付ならびに年次総会その他諸事業のご案内
(3) 年会費等の収納管理
(4) その他同窓会活動上で必要な場合

３．会員情報の外部提供
次に掲げる同窓関係団体及び公的機関から提供を求められた場合、利用目的等を確認のうえ会員情報を提供することがあります。但し、ご本人が非開示ご指定の項目については、ご本人の事前了解なくデータを提供いたしません。また、会員情報の提供はペーパー・ベースで行い、電磁データによる提供はいたしません。
(1)卒業期や地域、職域等で同窓が組織する団体／同期会、東京三丘会、和朗会、クラブＯＢＯＧ会等
(2)本会または母校と緊密な関係を有する団体／三丘後援会、三丘体育会、三丘むすびの会等
(3)その他公的機関が公共の目的のために必要とする場合

４．会員情報の管理体制
会員情報の取り扱いは、本方針のほか別に定める会員情報取扱規程にもとづき、幹事長を会員情報管理責任者とし、本会の役員または事務局スタッフ中より会員情報取扱者を指名して業務の処理にあたらせます。また、会員情報の処理を行うパソコンを特定し、会員情報管理責任者及び会員情報取扱者以外にアクセスできないシステムをもって業務にあたります。

５．本人への会員情報開示
名簿データシステムに登録された内容は、お申し出により事務局において業務時間内にご本人に開示し、誤ったデータを修正または削除いたします。

６．会員名簿の頒布
本会は名簿データシステムをもとに数年ごとに会員名簿を発行し、会員に有料頒布いたします。
名簿の受け渡しは、原則としてご本人の登録住所宛てにお送りし、事務局にて直接受け渡しをご希望の場合は運転免許証等により会員本人であることを確認のうえお渡しします。

７．会員情報に関わる業務の看視
組織交流委員会は、以上の会員情報保護方針ならびに会員情報取扱規程の遵守状況を看視するとともに会員の要望や苦情について対応を協議し、必要に応じて会員情報管理責任者に対し必要な改善措置を勧告します。